Как правильно принимать и отгружать товары

Важным моментом в работе с любым маркетплейсом является организация приема и отгрузки продукции со склада.

В процессе работы от продавца требуется предоставление корректно составленной сопроводительной документации и доставка предварительно подготовленного товара к месту отгрузки в соответствии с сроками. Отправляемый груз должен быть оформлен по всем правилам. Чтобы избежать проблем, которые подстерегают на каждом этапе движения товарной партии, важно со всей ответственностью подойти к подсчет товарных остатков на складе, и исключить вероятность ошибок.

Как производится отгрузка товара

Прежде чем отправлять продукцию, важно подготовить все необходимые сопроводительные документы. Реализуя товары через маркетплейс, продавцу следует быть готовым к соблюдению всех требований торговой площадки, предъявляемых к организации приемки товара:

Составление договора поставки. Текстом этого документа регламентируются отношения между поставщиком и клиентом в процессе транспортировки товара. В нем необходимо прописать наименования каждой из позиций каталога, их технические характеристики и стоимость. Помимо этого, в документе отмечается наличие сертификатов соответствия на продукцию. Если это потребуется, производитель может указать, к какому из разделов каталога торговой площадки, относится тот или иной товар. Помимо этого, в обязательном порядке должны быть указаны сроки осуществления поставки.

Подготовка спецификации. В данном документе указываются сведения о количестве отгруженных мест, их содержании, а также таких характеристиках как габариты и вес.

Упаковка товара. Чтобы отправляемая продукция была принята на склад маркетплейса, ее упаковка должна быть осуществлена в соответствии со всеми требованиями площадки. В зависимости от конкретной торговой площадки эти требования могут быть различными. На все коробки должна быть нанесена специальная маркировка для предотвращения возможных проблем при обнаружении факта вскрытия коробки.

Доставка продукции на склад отгрузки. В случае если поставка будет производиться через транспортную службу компании, необходимо транспортировать подготовленный груз до склада маркетплейса. Если отгрузка осуществляется напрямую заказчику, продавец может задействовать собственные службы доставки, а также воспользоваться услугами подрядчика.

Передача сопроводительных документов. Сопроводительная документация должна быть передана в момент приемки или отправлена посредствам почты. В завершении отгрузки подписывается акт приема-передачи. Это необходимо для подтверждения правильности выполнения работы сотрудников склада и соответствия отгружаемых мест заявленным параметрам.

Как оформляются документы

Лучше нанять сотрудника, отвечающего за вопросы отгрузки и приема товара. Таким образом, руководитель будет избавлен от необходимости непосредственного участия в процессах, связанных с отправлением продукции.

Приемка товара осуществляется в соответствии с договором поставки, содержащим сведения о товарных позициях, а также их передачи заказчику. Для правильной организации работы по приемке продукции требуется использование форм документов, утвержденных Госкомстатом РФ.

С 2013 года на территории Российской Федерации вступает в действие универсальный документ для передачи, содержащий специальные поля с данными для счетов-фактур, а также все необходимые реквизиты. Таким образом, УПД объединяет в себе счет-фактуру и товарную накладную. В случае приемки продукции по данной форме, от поставщика требуется предоставление лишь транспортной накладной. В противном случае — приход товара на склад невозможен без предоставления накладной ТОРГ-12 или ТТН с транспортным разделом.

Действия при несоответствии количества или характеристик принятого товара

Нередко поставщикам приходится сталкиваться с расхождением между заявленным и фактическим количеством единиц товара. В подобных ситуациях кладовщику необходимо отметить факт ошибки, после чего вписать в накладную фактическое количество единиц.

Если же возникла ошибка в указании артикулов, и вместо заявленного товара был доставлен другой, эта строка вычеркивается полностью и вносится отметка о замене товара. Аналогично, если заявленная позиция и вовсе отсутствует в отправлении, строка в накладной должна быть вычеркнута. Помимо накладной все совершенные поправки необходимо также внести в счет-фактуру.

В процессе приемки груза важно провести его осмотр на наличие дефектов и вскрытия упаковки. При несоответствии качества полученной партии указанному в документации, производится возврат поставщику через соответствующий акт по форме ТОРГ-2.